การจัดประชุมออนไลน์ (E-Meeting) เป็นกระแส New Normal ในปัจจุบัน

คงจะปฏิเสธไม่ได้กับกระแสความนิยมของการจัดประชุมออนไลน์ (E-Meeting) ที่เกิดขึ้นในปัจจุบัน และคาดว่าจะได้กลายเป็นแนววิถีใหม่ของการทำงานในระยะเวลาอันใกล้ ซึ่งจะเห็นได้จากพฤติกรรมการทำงานแบบเวอร์คฟอร์มโฮม (Work From Home) หรือการพูดคุยกันแบบออนไลน์ (Online) ที่มีปริมาณเพิ่มขึ้นอย่างรวดเร็วในยุคปัจจุบัน

จัดประชุมออนไลน์ E-MEETING

และถึงเวลานี้ก็พอจะพิสูจน์ได้แล้วว่า การทำงานแบบ Online สามารถทำให้ธุรกิจดำเนินไปได้เป็นอย่างดี แทบจะไม่ต่างจากการทำงานในรูปแบบปกติ นอกจากนั้นแล้ว ยังมีข้อได้เปรียบอีกหลายประการ เริ่มตั้งแต่ การลดการระบาดของโรคติดต่อโควิด19 , การลดต้นทุนของการใช้ออฟฟิตหรือสำนักงาน , รวมถึงพนักงานเองก็ไม่ต้องเสียค่าใช้จาย และเสียเวลาเดินทางออกไปทำงานนอกบ้าน ถ้ามองในแง่ดีแล้ว โรคโควิด19 ยังนำมาซึ่งสิ่งดี ๆ ที่เกิดขึ้นอยู่หลายอย่างเช่นกัน

ปัจจุบันได้มีหน่วยงานของรัฐบาลที่มีหน้าที่ควบคุมการจัดประชุมออนไลน์ และมีระเบียบหลักเกณฑ์ที่เป็นมาตรฐานได้แก่ การรับรองระบบควบคุมการประชุมผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ (e-Meeting) ซี่งควบคุมโดย สำนักงานพัฒนาธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์ (ETDA) จึงทำให้หน่วยงานต่าง ๆ ทั้งภาครัฐและเอกชน สามารถทำการประชุมออนไลน์กันได้อย่างมีมาตรฐาน

ETDA

จัดประชุมออนไลน์อย่างไรให้เกิดประสิทธิภาพที่ดี

การจัดประชุมออนไลน์โดยทั่วไปแล้วอาจมีรูปแบบและวิธีการที่แตกต่างกันออกไปบ้าง ในบางกรณีอาจเป็นการประชุมเฉพาะคนในองค์กรกันเอง หรืออาจเป็นการจัดประชุมกันระหว่างองกรณ์กับบุคคลภายนอก แต่จะอยู่บนโจทย์พื้นฐานเดียวกันคือ ทำอย่างไรให้ทุกคนทึ่เข้าร่วมประชุมสามารถที่จะสื่อสารกันได้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ 

ข้อแนะนำของการประชุมออนไลน์ให้เกิดประสิทธิภาพ

จัดประชุมออนไลน์ E-MEETING

1. มีการจัดเตรียมเครือข่าย Internet ให้พร้อมสำหรับการ Online โดยมีความเร็วที่เพียงพอสำหรับเครื่องหลัก (Host) ที่ทำหน้าที่ในการเปิดห้องประชุมออนไลน์

จัดประชุมออนไลน์ E-MEETING

2. เลือกใช้ Software ที่ทำงานง่าย และมีมาตรฐานด้านความปลอดภัย ซึ่งมี Software ที่ได้รับความนิยมอยู่หลายตัว เช่น WebEx Meetings , Zoom Meetings , MS Teams เป็นต้น 

จัดประชุมออนไลน์ E-MEETING

3. วางแผนเรื่องการนัดเวลาประชุมล่วงหน้า เตรียมสื่อสำหรับการนำเสนอและวาระการประชุมไว้ให้พร้อม 

จัดประชุมออนไลน์ E-MEETING

4. กรณีของการประชุมออนไลน์ที่ต้องมีห้องประชุมหลัก และต้องถ่ายทอดสดจากสถานที่จริง เพื่อนำขึ้นไปแสดงบนห้องประชุมออนไลน์ อาจต้องจัดเตรียมเรื่องภาพและเสียงที่มีคุณภาพด้วยผู้ชำนาญงานโดยเฉพาะด้าน

จัดประชุมออนไลน์ E-MEETING

5. จัดเตรียมผู้ดำเนินการประชุมที่มีความชำนาญและทราบขั้นตอนการประชุมเป็นอย่างดี เพื่อให้การประชุมเป็นไปตามวาระที่จัดเตรียมไว้

จัดประชุมออนไลน์ E-MEETING

6. ในกรณีของการประชุมที่ซับซ้อน อาจต้องใช้ทีมจัดประชุมออนไลน์ที่มีประสบการณ์ในการจัดการเรื่องภาพและเสียง เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้นระหว่างการประชุม เช่น ภาพหรือเสียงไม่ชัดในระหว่างการประชุม หรือเสียงก้องหรือเสียงสะท้อนในการพูดตอบโต้ เป็นต้น

จัดประชุมออนไลน์ E-MEETING